Recursos importantes que um aplicativo de produtividade deve ter

A produtividade é uma habilidade essencial para quem deseja realizar seus objetivos pessoais e profissionais. No entanto, com tantas distrações, demandas e desafios no dia a dia, nem sempre é fácil manter o foco e a eficiência nas tarefas.

Felizmente, existem ferramentas que podem nos ajudar a organizar, planejar e executar nossas atividades de forma mais ágil e inteligente. São os aplicativos de produtividade, que oferecem recursos variados para otimizar nosso tempo, nossa energia e nossos resultados.

Mas como escolher o melhor aplicativo de produtividade para as nossas necessidades diárias e quis são os recursos que devemos considerar na hora de selecionar uma ferramenta?

A seguir, uma lista dos principais recursos que um aplicativo de produtividade deve ter.

Sincronização em nuvem

Um dos recursos mais importantes em um aplicativo de produtividade é a sincronização em nuvem. Esse recurso permite ter acesso aos dados, arquivos e informações de qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar.

Assim, não correrá o risco de perder seus dados por causa de problemas técnicos, nem de ficar sem acesso aos seus projetos por falta de conexão.

Além disso, a sincronização em nuvem facilita a colaboração entre equipes, pois permite que todos os membros possam visualizar, editar e compartilhar os mesmos documentos, sem a necessidade de enviar e-mails ou usar pendrives.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Dropbox, o Google Drive e o OneDrive.

Gerenciamento de tarefas

Outro recurso essencial em um aplicativo de produtividade é o gerenciamento de tarefas, que possibilita a criação, organização e acompanhamento das atividades, definindo prazos, prioridades, responsáveis e status.

Assim, a equipe pode ter uma visão geral do fluxo de trabalho, e saber exatamente o que precisa fazer, quando e como.

O gerenciamento de tarefas também ajuda a evitar o esquecimento, a procrastinação e o retrabalho, pois você pode receber lembretes, notificações e alertas sobre suas pendências, e verificar se está cumprindo seus compromissos.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Todoist, Trello e o Asana.

Gestão de tempo

Um dos maiores desafios da produtividade é a gestão de tempo, que consiste em planejar, controlar e otimizar o uso do seu tempo, de acordo com seus objetivos e prioridades. Para isso, é importante ter um recurso que te ajude a medir, analisar e melhorar a forma como distribui e utiliza o seu tempo nas tarefas.

A gestão de tempo pode envolver desde a criação de uma agenda, um calendário ou um cronograma, até o uso de técnicas como o Pomodoro, que consiste em dividir o trabalho em blocos de tempo, com intervalos regulares.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Google Calendar, CloudCal  e o RescueTime.

Anotações e lembretes

Um recurso que pode parecer simples, mas que é muito útil para a produtividade, é o de anotações e lembretes, que permite fazer registro, armazenar e consultar ideias, informações, insights e feedbacks, de forma rápida e fácil. Assim, você pode capturar e organizar seus pensamentos, e não deixar nada passar despercebido.

As anotações e lembretes podem ser feitos em diferentes formatos, como texto, áudio, imagem ou vídeo, e podem ser categorizados por temas, cores, tags ou pastas.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Evernote, OneNote e o Google Keep.

Integração com outros aplicativos de produtividade

Um recurso que pode potencializar a produtividade é a integração com outros aplicativos, que permite que você conecte e sincronize diferentes ferramentas, e automatize processos e ações entre elas.

Assim, você pode evitar a duplicação de trabalho, a perda de tempo e a inconsistência de dados, e ter uma experiência mais fluida e integrada.

A integração com outros aplicativos pode ser feita por meio de plataformas específicas, que funcionam como pontes entre as ferramentas, ou por meio de recursos nativos, que já vêm embutidos nos próprios aplicativos.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o FTTT, Zapier e o Slack.

Comunicação e colaboração

Um recurso que é fundamental para a produtividade, especialmente em equipes, é o de comunicação e colaboração, que permite que você troque mensagens, arquivos e feedbacks com seus colegas, clientes e parceiros, de forma rápida, fácil e segura.

Dessa forma, você pode manter todos alinhados, informados e engajados nos projetos, e resolver problemas e dúvidas com agilidade.

A comunicação e colaboração pode ser feita por meio de chats, chamadas, videoconferências, fóruns ou comentários, e pode envolver tanto conversas individuais quanto em grupo. São aplicativos que oferecem esse recurso: WhatsApp,Skype e o Microsoft Teams.

Armazenamento e compartilhamento de arquivos

Outro recurso que é muito prático para a produtividade é o de armazenamento e compartilhamento de arquivos, que permite que você guarde, organize e acesse seus documentos, planilhas, apresentações, imagens, vídeos e outros tipos de arquivos, de forma segura e eficiente.

Sendo assim, você pode ter todos os seus arquivos em um só lugar, e não se preocupar com a falta de espaço ou a perda de dados.

O armazenamento e compartilhamento de arquivos também facilita a colaboração entre equipes, pois permite que você envie, receba e edite arquivos com outras pessoas, sem a necessidade de usar e-mails ou pendrives.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Dropbox, Google Drive e o OneDrive.

Criação e edição de conteúdo

Um recurso que é muito importante para a produtividade, especialmente para quem trabalha com conteúdo, é o de criação e edição de conteúdo, que permite que você produza, formate e revise seus textos, imagens, vídeos e outros tipos de conteúdo, de forma profissional e criativa.

Assim, você pode criar materiais de qualidade, que atendam aos seus objetivos e ao seu público.

A criação e edição de conteúdo pode envolver desde ferramentas básicas, como editores de texto e planilhas, até ferramentas avançadas, como editores de imagem e vídeo.

Dentre os aplicativos que oferecem esse recurso podemos citar: Microsoft Office, Google Docs e o Canva.

Aprendizado e desenvolvimento

Um recurso que é muito valioso para a produtividade, e que muitas vezes é esquecido, é o de aprendizado e desenvolvimento, que permite que você adquira, aprimore e atualize seus conhecimentos, habilidades e competências, de forma contínua e dinâmica.

Assim, você pode se manter competitivo, qualificado e preparado para os desafios e oportunidades do mercado.

O aprendizado e desenvolvimento pode envolver desde cursos, livros e podcasts, até plataformas, comunidades e mentorias.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Udemy, Kindle e o Duolingo.

Personalização e customização

Esse recurso pode tornar a produtividade mais agradável e eficaz, é o de personalização e customização, que permite que você adapte e configure o aplicativo de acordo com as suas preferências, necessidades e estilo de trabalho.

Dessa forma, é possível ter uma ferramenta que se encaixa perfeitamente ao seu perfil, e que te oferece as melhores funcionalidades e experiências.

A personalização e customização pode envolver desde a escolha de cores, temas e ícones, até a criação de atalhos, widgets e filtros.

Exemplos de aplicativos que oferecem esse recurso são o Notion, Airtable e o Evernote.