Aproveitando ao Máximo o Armazenamento em Nuvem: Estratégias e Aplicativos Recomendados

Armazenamento em nuvem é uma tecnologia que permite guardar documentos, fotos, vídeos e outros dados em servidores remotos, acessíveis pela internet. Essa forma de armazenamento oferece diversas vantagens, como economia de espaço, segurança, praticidade, mobilidade e colaboração.

No entanto, para aproveitar ao máximo o potencial do armazenamento em nuvem, é preciso adotar algumas estratégias e utilizar alguns aplicativos que facilitam o gerenciamento, a organização e o compartilhamento dos seus dados. Neste artigo, vamos apresentar algumas dicas e sugestões de como você pode otimizar o seu uso e tornar a sua vida digital mais fácil e produtiva.

Escolha um serviço de armazenamento em nuvem adequado às suas necessidades

Existem vários serviços disponíveis no mercado, cada um com suas características, vantagens e desvantagens. Alguns dos mais populares são: Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud, Mega, Box e Amazon Drive. Antes de escolher um deles, é importante avaliar alguns critérios, como:

• A quantidade de espaço gratuito e pago que o serviço oferece;
• A compatibilidade do serviço com os seus dispositivos e sistemas operacionais;
• A facilidade de uso e a interface do serviço;
• A segurança e a privacidade dos seus dados;
• A velocidade de upload e download;
• A possibilidade de sincronização automática entre os seus dispositivos;
• A disponibilidade de recursos adicionais, como edição online, backup, restauração, compartilhamento, colaboração, etc.

Dependendo das suas necessidades e preferências, você pode optar por um único serviço ou combinar mais de um, aproveitando as vantagens de cada um.

Por exemplo, você pode usar o Google Drive para guardar e editar documentos online, o Dropbox para sincronizar arquivos entre os seus dispositivos, o iCloud para fazer backup dos seus dados do iPhone e o Mega para armazenar arquivos grandes e sensíveis.

Organize os seus arquivos em pastas e subpastas

Uma das principais dificuldades de quem usa o armazenamento em nuvem é encontrar os arquivos que precisa entre tantos outros que estão armazenados. Para evitar esse problema, é essencial organiza-los em pastas e subpastas, de acordo com o tipo, o assunto, o projeto, a data ou qualquer outro critério que faça sentido para você.

Por exemplo, você pode criar uma pasta chamada “Trabalho”, e dentro dela, criar subpastas para cada cliente, projeto ou tarefa. Assim, você pode localizar facilmente os arquivos relacionados ao seu trabalho, sem perder tempo ou se confundir.

Além de criar pastas e subpastas, você também pode usar outros recursos para organizar, como:

• Renomear com nomes claros e descritivos;
• Usar etiquetas ou tags para categorizar por cores, temas ou prioridades;
• Usar a função de busca para encontrar por palavras-chave, data, tamanho ou formato;
• Usar a função de ordenação para classificar por nome, data, tamanho ou tipo;
• Usar a função de favoritos ou estrelas para marcar os seus arquivos mais importantes ou frequentes;

Aproveite os aplicativos que se integram ao armazenamento em nuvem

Uma das grandes vantagens do armazenamento em nuvem é que ele permite integrar os seus arquivos com diversos aplicativos que facilitam a sua vida digital. Esses aplicativos podem ser usados para editar, visualizar, converter, comprimir, extrair, proteger, enviar, receber, assinar, escanear, imprimir e muito mais. Alguns exemplos desses aplicativos são:

• Google Docs, Sheets e Slides: permitem criar, editar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações online, sem precisar instalar nenhum programa no seu computador ou dispositivo móvel. Esses aplicativos se integram ao Google Drive, mas também podem ser usados com outros serviços, como Dropbox e OneDrive;
• Adobe Acrobat Reader: permite visualizar, comentar, assinar e preencher arquivos PDF, além de converter outros formatos em PDF. Eles integram a vários serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box e iCloud;
• WinZip: permite comprimir, extrair, proteger e compartilhar arquivos ZIP, reduzindo o espaço de armazenamento e facilitando o envio e o recebimento. Possui integração Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box e iCloud;
• CamScanner: para escanear documentos, fotos, recibos, cartões e outros papéis, usando a câmera do seu celular ou tablet, e transformá-los em arquivos digitais de alta qualidade. Esse aplicativo se integra a vários outros como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box e Evernote;

Compartilhe os seus arquivos com outras pessoas

Outra vantagem do armazenamento em nuvem é que ele permite compartilhar os seus arquivos com outras pessoas, seja para fins pessoais ou profissionais. Você pode compartilhar de várias formas, como:

• Enviar por e-mail, mensagem, redes sociais ou outros aplicativos de comunicação;
• Gerar um link de acesso que pode ser enviado ou publicado em qualquer lugar;
• Convidar outras pessoas para visualizar, editar ou comentar, criando uma equipe ou um grupo de trabalho;
• Publicar em uma página da web, um blog ou um portfólio online;

Ao compartilhar seus arquivos, você pode definir o nível de permissão que deseja conceder às outras pessoas, como:

• Somente visualização: as pessoas podem apenas ver, mas não podem alterá-los ou baixá-los;
• Visualização e download: as pessoas podem ver e baixar os arquivos, mas não podem alterá-los;
• Visualização e edição: as pessoas podem ver, baixar e editar, mas não podem excluí-los ou compartilhá-los com outras pessoas;
• Controle total: as pessoas podem fazer tudo o que quiserem com os arquivos, inclusive excluí-los ou compartilhá-los com outras pessoas;

Colabore com outras pessoas em tempo real

Uma das funcionalidades mais interessantes do serviços em nuvem é que ele permite colaborar com outras pessoas em tempo real, ou seja, trabalhar em conjunto em um mesmo arquivo, ao mesmo tempo, sem precisar enviar ou receber versões atualizadas.

Essa forma de colaboração é ideal para projetos em equipe, reuniões online, aulas virtuais, brainstorming, etc. Para colaborar em tempo real, você pode usar alguns aplicativos que se integram ao armazenamento em nuvem, como:

• Google Docs, Sheets e Slides: permitem que você e outras pessoas editem e comentem os mesmos documentos, planilhas e apresentações online, ao mesmo tempo, vendo as alterações em tempo real. Você também pode usar o chat integrado para se comunicar com os seus colaboradores, e o histórico de revisões para ver as mudanças feitas por cada pessoa;
• Microsoft Office Online: permitem que você e outras pessoas editem e comentem os mesmos documentos, planilhas e apresentações online, ao mesmo tempo, vendo as alterações em tempo real. Você também pode usar o Skype integrado para se comunicar com os seus colaboradores, e o histórico de versões para ver as mudanças feitas por cada pessoa;
• Evernote: permite que você e outras pessoas criem e editem notas, listas, lembretes, anexos e outros tipos de conteúdo online, ao mesmo tempo, vendo as alterações em tempo real. Você também pode usar o chat integrado para se comunicar com os seus colaboradores, e os cadernos compartilhados para organizar os seus contatos.

Faça backup dos seus arquivos importantes

Uma das preocupações de quem usa o serviço de armazenamento em nuvem é a possibilidade de perder os arquivos por algum motivo, como falha no sistema, ataque hacker, exclusão acidental ou roubo do dispositivo. Para evitar esse risco, é recomendável fazer backup dos arquivos importantes, ou seja, criar cópias de segurança em outro lugar, além danuvem. Você pode fazer backup de várias formas, como:

• Usar um serviço de backup online, que faz cópias automáticas e periódicas dos seus arquivos na nuvem, como o Carbonite, o Backblaze, o iDrive e o CrashPlan;
• Usar um dispositivo externo, como um HD externo, um pen drive, um cartão de memória ou um CD/DVD, e copiar manualmente ou usando um programa de backup, como o EaseUS Todo Backup, o Acronis True Image e o Paragon Backup & Recovery;
• Usar um serviço de armazenamento em nuvem diferente do que você usa normalmente, e copiar os seus arquivos manualmente ou usando um aplicativo de sincronização, como o MultCloud, o CloudFuze e o CloudHQ;

Ao fazer backup, você pode definir a frequência, o horário, o local e o tipo de backup que deseja realizar, de acordo com as suas necessidades e preferências. Por exemplo, você pode fazer um backup diário, semanal ou mensal, em horários específicos ou aleatórios, em um serviço de backup online, em um dispositivo externo ou em outro serviço de nuvem, e escolher entre um backup completo, incremental ou diferencial.

Proteja os seus arquivos com criptografia e senha

Outra preocupação de quem usa a nuvem é a segurança e a privacidade, especialmente se eles contêm informações pessoais, confidenciais ou sensíveis. Para garantir que os seus arquivos não sejam acessados, visualizados, alterados ou roubados por pessoas não autorizadas, é aconselhável protegê-los com criptografia e senha. A criptografia é um processo que transforma os arquivos em códigos ilegíveis, que só podem ser decifrados com uma chave ou uma senha. Você pode proteger com criptografia e senha de várias formas, como:

• Usar um serviço em nuvem que oferece criptografia de ponta a ponta, ou seja, que criptografa os arquivos tanto no seu dispositivo quanto no servidor, como o Mega, o pCloud e o Tresorit;
• Usar um aplicativo de criptografia, que permite criptografar e descriptografar os seus arquivos antes de enviá-los ou baixá-los, como o Boxcryptor, o Cryptomator e o VeraCrypt;
• Usar um aplicativo de senha, que permite criar e gerenciar senhas fortes e únicas para os seus arquivos e serviços de armazenamento em nuvem, como o LastPass, o 1Password e o Dashlane;

Ao proteger os seus arquivos com criptografia e senha, você pode aumentar o nível de segurança e privacidade dos seus dados, evitando que eles sejam expostos ou comprometidos por hackers, espiões, curiosos ou mal-intencionados.

Otimize o espaço de armazenamento em nuvem

Uma das limitações de quem usa o armazenamento em nuvem é o espaço de armazenagem disponível, que pode ser insuficiente para guardar todos os seus arquivos, especialmente se eles forem grandes ou numerosos. Para otimizar o espaço, é preciso adotar algumas medidas, como:

• Excluir ou arquivar os arquivos que você não usa mais, que estão duplicados, que estão corrompidos ou que não são importantes;
• Comprimir os que ocupam muito espaço, reduzindo o seu tamanho sem perder a qualidade, usando aplicativos como o WinZip, o 7-Zip e o PeaZip;
• Converter para formatos mais leves, que consomem menos espaço, usando aplicativos como o CloudConvert, o Zamzar e o Online-Convert;

Ao otimizar o espaço de armazenamento em nuvem, você pode liberar espaço para guardar novos arquivos, sem precisar pagar por mais espaço ou usar vários serviços.

Aproveite as vantagens do armazenamento em nuvem

O serviços de armazenamento em nuvem é uma tecnologia que oferece muitas vantagens para quem usa, tanto para fins pessoais quanto profissionais. Algumas das vantagens são:

• Economia de espaço: você não precisa ocupar o espaço do seu computador ou dispositivo móvel, podendo guardar tudo na nuvem e acessar quando quiser;
• Segurança: você não corre o risco de perder os seus arquivos por causa de problemas no seu dispositivo, como vírus, pane, queda ou roubo, podendo recuperá-los facilmente na nuvem;
• Praticidade: você não precisa carregar os seus arquivos em dispositivos físicos, como HD externo, pen drive ou CD/DVD, podendo acessá-los de qualquer lugar e a qualquer hora, pela internet;
• Mobilidade: você pode acessar os seus arquivos de diferentes dispositivos, como computador, celular, tablet ou smart TV, sem precisar transferi-los ou sincronizá-los manualmente;
• Colaboração: você pode compartilhar e editar com outras pessoas, em tempo real, facilitando o trabalho em equipe, a comunicação e o aprendizado;

Para aproveitar as vantagens do armazenamento em nuvem, é preciso usar os serviços, os aplicativos e as estratégias adequados, conforme as dicas que apresentamos neste artigo. Assim, você pode tornar o serviço de nuvem mais eficiente, organizado e seguro, e melhorar a sua experiência digital.